Örgütsel İletişim – Önemi, Fonksiyonları, Amaçları

Bu yazımızda örgütsel iletişimin tanımını, amaçlarını, araçlarını ve faydalarını inceleyeceğiz. Öncelikle örgütün tanımını yapalım. Örgüt, belirli amaçlara ulaşmak için kurulan beşeri ve fiziksel yapılardır. Örgüt sözcüğü, dar ve geniş anlamda tanımlanabilmektedir. Dar anlamda örgüt; herhangi bir amaç için gerekli çalışmaları belirlemek ve bu çalışmaları grup ilişkileri şeklinde düzenlemektir. Geniş anlamda örgüt ise; insanların, fiziksel araç ve olanaklarını, belli bir amacı gerçekleştirecek biçimde bir araya getiren yapıdır.

İletişim, kaynaktan hedefe mesaj transferidir. Örgütlerde/kurumlarda iletişim kurmanın dört temel fonksiyonu vardır. Bu fonksiyonlar; bilgi fonksiyonu, motivasyon fonksiyonu, kontrol fonksiyonu ve heyecanlandırma fonksiyonudur.

 

Örgütsel iletişim, her örgütün ayrılmaz bir parçasıdır ve başarılı bir iş kurmada önemli bir rol oynar. Bir organizasyon içerisindeki iletişim ve insanların davranışları tüm organizasyonun faaliyetini etkiler ve bir organizasyondaki iletişim hayati önem taşır. Örgütsel iletişim, iletişim çalışmalarında iş yerindeki bilgi akışının ve iletişimin hangi medya kanallarıyla ve nasıl yürütüldüğünü ölçen bir çalışma alanıdır. Üyeler, bireyler ve kuruluşlar arasındaki iletişim resmi ya da gayri resmi olabilir.

Bu alan; iş bilgileri, iş yerindeki bilgi akışı, iş iletişimi ve erken kitle iletişim çalışmalarının 1930’lardan 1950’lere kadar yayınlanmasıyla oluşmuştur. Bundan önce örgütsel iletişim daha çok bazı profesörlerin konuşmalarında birkaç defa geçirdiği bir konuydu. Şu an örgütsel iletişimden bahsettiğimizde kendi teorileri ve ampirik kaygıları olan bağımsız bir alandan bahsediyoruz.

Örgütsel İletişimin Önemi

Örgütlerin belirlenen amaçlara ulaşabilmesi için, örgüt unsurlarının bu amaç doğrultusunda bir araya getirilmesi gerekir. Bu faaliyetler dizisi ile yönetimin örgütsel organizasyonuyla başarılabilir. Her örgütleme ve koordinasyon fonksiyonunun en temel ögesi ise iletişimdir.

Eğer örgüt içerisinde başarılı bir iletişim oluşturulamazsa, çalışanlar iş arkadaşlarının yaptıkları eylemleri bilemezler bu da aynı eylemin birden fazla kez yapılması, yapılması organizasyon için gerekli eylemin hiç yapılmamasını ya da çalışanların görev tanımından çıkmaları gibi kısa ve uzun vadede sorun çıkarabilecek faaliyetlerin gerçekleşmesine sebebiyet verir.

Yönetsel ve örgütsel etkinliklerin yerine getirilmesi, örgütsel iletişim sayesinde olur. İletişim sayesinde yönetimin planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol fonksiyonunu başarıyla yerine getirir. İletişim, yöneticiler için yönetsel aktivitedir. Örgütlerde iletişim; departmanlar arasında yönlendirme, planlama, organize etme, motive ve kontrol etmek için bilgi sağlar. Örgütsel iletişim, örgütsel ve yönetsel tüm faaliyetlerinin verimli ve etkin biçimde yerine getirilmesinin temel amacıdır.

Örgütsel İletişimin Fonksiyonları

 

1. İletişimin Bilgi Sağlama Fonksiyonu

Bilgi alışverişi iletişimin en temel işlevi olarak kabul edilir. Örgütün amaçlarını gerçekleştirebilmesi amacıyla sağladığı bilgi alışverişi organizasyonlar için büyük önem taşır. İletişimin bilgi sağlama fonksiyonu sözlü ya da yazılı gerçekleştirilebilir. Şirketler içerisinde çalışanların bilgi alışverişini sağlamak için oluşturulan iç ağlar bu fonksiyona örnek gösterilebilir.

2. İletişimin İkna Etme ve Etkileme Fonksiyonu

İkna etme, insanın karşısındaki kişi ve kişilerin davranış, düşünce ve tutumlarını istenen biçimde etkileme ve değiştirme sürecidir. Etkileme ise bireylerin tutum ve davranışlarını onların isteklerine ve amaçlarına ters düşmeyecek şekilde daha uzun sürede değiştirmektir.

3. Öğretici İletişim Kurma

Örgütlerde yöneticiler, astlarıyla neyi, nasıl yapacaklarını söylemek ve onlara yön vermek veya davranışlarını yönlendirmek amacıyla da iletişim kurarlar. Organizasyona yeni dahil olmuş bir çalışana işi öğretmek de bu fonksiyon içerisinde yer alan örneklerden biridir.

4. İletişimin Birleştirme ve Eşgüdüm Sağlama Fonksiyonu

Kişilerin, karşılıklı ilişki ve bağlılığını sürdürebilmeleri, iletişim ile mümkündür. Bireylerin örgütsel amaçlar etrafında toplanmalarını sağlayan iletişim, aynı zamanda bireylerin psikolojik bütünlüğünü ve dengesini korumada da önemli bir işleve sahiptir.

Örgütsel İletişimin Amaçları

Örgüt amaçları, politikaları ve hedefleri hakkında örgüt içerisinde bulunan bireyleri bilgilendirmek.

İş ve işlemler hakkında bilgi vererek öğrenme sürecini kolaylaştırmak ve örgüt içerisindeki fonksiyonların daha verimli hale gelmesini sağlamak.

Çalışanları örgüt içerisindeki duygusal ve çatışmalı konular hakkında bilgilendirmek ve doğru sorun çözümü adına aksiyonlar alınmasını sağlamak.

Çalışanları deneyimlerine, sezgilerine, gözlemlerine ve akıllarına dayanarak yönetime organizasyon içerisindeki fonksiyonların iyileştirilmesiyle ilgili geri bildirim vermeleri konusunda motive etmek.

İşte yükselme olanakları, çalışmalarla ilgili gelişmeler, geleceğe ilişkin beklentiler gibi konularda çalışanları bilgilendirmek ve aydınlatmak. Bu sayede çalışanların işleriyle ilgili motivasyonlarını ve organizasyona olan bağlılıklarını arttırarak, organizasyonun verimini arttırmak.

Çalışanları örgütün etkinlikleri, önemli olaylar ve kararlar, başarımlar konusunda aydınlatmak. Çalışanlar şirketlerinin verdikleri kararlara dahil olduklarında çalışma motivasyonları ve organizasyona olan bağlılıkları artar bu da nihayetinde organizasyonun veriminin artışına sebep olur.

Örgütsel İletişimi İyileştirmenin Yolları

Örgütsel iletişimin tanımını, önemini, fonksiyonlarını ve amaçlarını açıkladık. Şimdi de organizasyonlarda örgütsel iletişimi nasıl iyileştirebileceğimizi göreceğiz.

Örgütsel iletişimin geliştirmek ve iletişimde etkin olabilmek için organizasyonlar çeşitli iletişim teknolojileri kullanmaktadır. Özellikle teknolojinin gelişmesiyle birlikte şirketler kendi içlerinde farklı iletişim kanalları kullanırlar. Bu kanalların sistematik bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesi örgütsel iletişimi geliştirir. Şirket içi kurulan ağlar, kurum içindeki iletişimi daha fazla kolaylaştırmaktadır. Günümüzde bu iletişim ağları teknolojiden etkilenerek ve buna bağlı olarak şekillenerek daha kolay, hızlı ve gelişmiş bir sistem kurarlar. Herkesin bildiği gibi, bu iletişim teknolojilerden biri elektronik postadır. Teknoloji, gündelik hayatımızı etkilediği gibi örgütsel iletişimimizi de etkileyen bir faktördür.

Çok ucuz ve hızlı bir iletişim aracı olan e-posta ile aynı anda bir veya birden fazla kişi ile iletişim kurabilir ve örgüt çalışanlarının konu hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz. E-posta örgütsel iletişimde kullanılan en yaygın iletişim araçlarından biridir. E-postanın saklanabilir ve daha sonra herhangi bir zamanda okunabilir olması örgütsel iletişim sürecinde e-postayı cazip kılmıştır. Aynı zamanda dosyalanıp arşivleyebilme imkân sunar. Şirket içerisinde departmanların sürekli mail yoluyla bilgilendirilmesi ve doğru departmanların belirlenen konularda birbirleriyle sürekli mailleşmesi örgütsel iletişimi güçlendiren ve organizasyon verimini arttıran bir durum olacaktır.

Bunun dışında farklı departmanların kendi içlerinde ve diğer departmanlarla düzenli olarak toplantılar gerçekleştirilmesi, günlük, haftalık ve aylık iletişimlerin hangi düzeyde olduğunun belirlenmesi ve geliştirilmesi, organizasyonun amaçlarının ve hedeflerinin her bir çalışan tarafından kavranarak bunların geliştirilmesi hakkında görüşmeler gerçekleştirilmesi ve yönetimle birlikte aksiyonlar alınması da örgütsel psikolojiyi geliştiren faktörler olabilir.

Organizasyon içerisinde bulunan bireylerle ister organizasyon içerisinde ister organizasyon dışında gerçekleştirilecek iş dışı aktivitelerin de motivasyonu ve organizasyon bağlılığını arttırdığı görülecek ve bunun da doğrudan örgütsel iletişimi güçlendirdiği görülecektir.

Örgütsel iletişim bir organizasyon içerisinde bulunan en önemli ögelerden biridir ve sürekli geliştirilmesi adına aksiyonlar alınmalıdır. Örgütsel iletişimin iyileştirilmesi, çalışan bağlılığını ve iş tatminini arttıracak, dolayısıyla paydaşlarla ve müşterilerle daha iyi bir iletişime sebebiyet vererek marka değerinizi arttıracak, tüm bunlardan dolayı da şirket verimini ve gelirini arttıracak bir husus haline gelecektir.